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PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACION O CANAL DE DENUNCIAS
1.- EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACION O CANAL DE DENUNCIAS.
1.1.- Concepto y naturaleza.
El código penal advierte en su art. 31 bis, de la obligación de la persona jurídica de
establecer en su seno sistemas o medios para la comunicación sobre posibles riesgos o
incumplimientos legales.
Asimismo, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas
que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ha
introducido además una serie de requisitos que deben cumplir las personas jurídicas,
para el establecimiento y gestión de estos “sistemas internos de información” o “canal de
denuncias”.
En su virtud, esta Entidad como parte de su cultura de cumplimiento ético, ha implantado
este SISTEMA INTERNO DE INFORMACION O CANAL DE DENUNCIA, a través del
cual se podrá informar sobre aquellos sucesos relativos a riesgos materializados, hechos
sobre los que recaen sospechas de comisión de delito y además cualquier otra conducta
que suponga un incumplimiento de la normativa legal, así como de las Políticas Internas
de la Compañía.
Podrá ser utilizado por todas las personas trabajadoras, miembros del órgano de
administración o cualquier otro tercero interesado incluido en el art. 3 de la citada Ley
2/2023 de 20 de febrero, de forma confidencial o anónima sin temor a represalia alguna
en virtud de lo dispuesto en la citada norma.
Este canal es de aplicación para la Entidad y, en su caso, para cualquier otra empresa de
su mismo Grupo en España.
Al presentar su denuncia y expresar su inquietud, el denunciante está contribuyendo a
que nuestra entidad sea reconocida como una organización responsable en todos los
aspectos de su actividad.
1.2.- Principios rectores básicos del Sistema
Accesibilidad: existen distintas opciones para la presentación de denuncias, aunque se
recomienda principalmente la utilización del sistema telemático habilitado en la página
web de la empresa en el apartado “Sistema Interno de Información o Canal de
Denuncias”
Confidencialidad: la identidad y datos de contacto de la persona que formule la
comunicación, así como los hechos y documentos que comunique sobre la posible
actuación irregular a través de este canal, tendrá siempre la consideración de información
confidencial y, por lo tanto, no será comunicada sin su consentimiento al denunciado/a
y/o terceros o salvo requerimiento por autoridad administrativa o judicial, conforme a lo
dispuesto en el art. 31.1 de la Ley 2/2023.
Anonimato: se admiten las denuncias anónimas.
Responsable del sistema: la entidad tiene delegada la gestión de las denuncias en un
responsable del sistema, debidamente identificado y conforme a la Ley 2/2023.
Objetividad e imparcialidad: todas las denuncias serán gestionadas de forma objetiva e
imparcial, garantizando el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de
inocencia de las personas implicadas.
Protección de datos: De acuerdo con el artículo 24 de la LO 3/2018 de 5 de diciembre
de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (modificado por la
disposición Adicional Séptima de la citada Ley 2/2023), “Serán lícitos los tratamientos de
datos personales necesarios para garantizar la protección de las personas que informen
sobre infracciones normativas.
Dichos tratamientos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, del
Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018 de
5 de diciembre de Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales y en la Ley
reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y
de lucha contra la corrupción.”
Los datos, deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el
tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar o no una investigación
sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la
introducción de los datos (o seis si se ha ampliado el plazo por la complejidad de la
denuncia) deberá procederse a su supresión del sistema, salvo que la finalidad de la
conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la
comisión de delitos por la persona jurídica.
En caso de que los hechos sí resulten probados o con indicios suficientes, los datos se
conservarán en tanto sea necesario para el ejercicio por parte de la entidad de sus
derechos ante los tribunales de justicia.
Aquellas denuncias que se hayan efectuado de forma anónima serán identificadas por
una referencia interna para poder ser incorporadas al sistema de denuncias.
Exclusivamente podrán acceder a las denuncias en primera instancia:
1.3.- Derechos y Obligaciones
Derechos y Garantías de los informantes
A las personas informantes se les garantizará el efectivo ejercicio de los siguientes
derechos, sin perjuicio de cualesquiera otros que les reconozca la Constitución y las
leyes:
1.4.- Obligaciones de los Informantes
Las personas informantes, por lo que respecta a la presentación de sus comunicaciones
a través del Canal interno de información, estarán sujetas a las siguientes obligaciones:
1.5.- Derechos de los Terceros
A las personas consideradas como terceros en el procedimiento se les reconocerán los
derechos reconocidos por la Constitución y las leyes, sin perjuicio de la posibilidad de extender a éstos en la medida de lo posible, las medidas de apoyo y protección del informante previstas en la Ley 2/2023; en concreto las siguientes:
2.- PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE INCIDENCIAS
2.1.- Incidencias o incumplimientos a reportar
Se considera incidencia o incumplimiento reportable los siguientes supuestos:
2.2.- Medios para la comunicación y contenido mínimo de la misma.
La comunicación de incidencias podrá realizarse a través de:
Para su admisión y adecuada tramitación, las comunicaciones o denuncias deberán
contener necesariamente los siguientes datos:
La carga de la prueba corresponderá siempre a la parte denunciante, quien deberá
aportar los documentos en que se fundamente la misma y la parte denunciada podrá
aportar los documentos que estime sean adecuados para contraponer los de la otra.
En caso de que entre las personas afectadas por la comunicación/denuncia se encuentre
alguna de las que formen parte de la investigación de esta, deberá ser sustituida por otra
que no esté relacionada directamente con la comunicación/denuncia en cuestión.
3.- FASE DE INSTRUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1.- Recepción y acuse de recibo
Recibida la comunicación/denuncia el responsable del sistema acusará recibo de esta al
denunciante en un plazo máximo de 3 días, salvo que el denunciante sea anónimo, e
iniciará las oportunas verificaciones y comprobaciones necesarias; generándose un
expediente que se registrará e identificará por una referencia.
Si fuera necesario y la denuncia no fuese anónima, el responsable del sistema podrá
solicitar aclaraciones o ampliación de la información.
3.2.- Análisis preliminar de la información recibida
Con esta primera información, el responsable del sistema efectuará un análisis
preliminar para verificar la entidad, suficiencia y verosimilitud de la denuncia, la
credibilidad del denunciante y la relevancia a estos efectos de los hechos reportados;
determinando si los mismos pueden ser constitutivos de alguna infracción legal o si
constituyen una infracción del código de conducta.
En función del resultado que ofrezca este análisis preliminar podrá adoptar, levantando
acta motivada, alguna de las siguientes decisiones:
3.3.- Procedimiento tras el análisis
En caso de que la denuncia fuera considerada como no procedente, el responsable del
sistema informará al comunicante o informante de la inadmisión de la denuncia o del
archivo del expediente, según el caso, así como de cualquier medida adicional que se
hubiera adoptado.
En caso de admisión de la denuncia se procederá a constituir el órgano de instrucción,
cuyas funciones son la tramitación de la denuncia y la redacción del informe para la
resolución de esta.
No obstante, podrán adoptarse medidas urgentes, siempre motivadamente, y con las siguientes finalidades:
En caso de admisión, el procedimiento seguirá los siguientes pasos:
La investigación incluirá todas aquellas diligencias de investigación que resulten
oportunas para el esclarecimiento de los hechos, las personas responsables y las
medidas correctoras que deban en su caso adoptarse.
Se detallan a continuación algunas de las principales diligencias que podrán conformar
toda investigación:
3.4.- Comunicación a los sujetos investigados
Salvo para las denuncias anónimas, el responsable del sistema se pondrá en contacto
con las partes, identificándose ante éstas como encargado de la investigación de la
denuncia e informándoles brevemente acerca de los hechos que se les atribuyen y de los
principales hitos que se pueden producir durante la investigación.
En caso de inadmisión de la denuncia, por considerada no procedente, se informará de
tal extremo al denunciante en un plazo máximo de 3 días desde su presentación.
3.5.- Documentación del procedimiento de investigación
Será imprescindible incluir en el expediente la documentación detallada de todo el
procedimiento de investigación desarrollado, tales como los documentos que se vayan
recabando y actas de las entrevistas que se mantengan.
En todas las entrevistas que se practiquen por el Órgano de Instrucción, éste tomará
nota por escrito de los hechos relevantes de la misma incorporándolas a un acta, que
deberá firmarse por los comparecientes y por los miembros de la comisión instructora.
Asimismo, se procederá a informar en todas ellas de los extremos que exige la
legislación vigente en materia de protección de datos.
3.6.- Informe final del órgano de instrucción
Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, el Órgano de Instrucción
elaborará en el plazo de 15 días un informe de conclusiones, que contendrá una breve
descripción de los siguientes elementos:
Una vez elaborado, el informe final de investigación será inmediatamente trasladado al
Órgano de Decisión y deberá quedar archivado junto con el resto del expediente de
investigación.
4.- FASE DECISORIA
A la vista del informe elaborado por el órgano de instrucción, si se estima procedente la
denuncia, se constituirá el Órgano de Decisión, cuya función es la formación de la
voluntad de la persona jurídica en respuesta a la denuncia planteada.
Para la formación de dicha voluntad, el Órgano Decisorio podrá solicitar asesoramiento
de cuantos servicios externos sea necesario, así como cuantas aclaraciones requiere por
parte del propio Órgano de Instrucción.
Su Composición es colegiada, estando compuesto por los miembros del Órgano de
Instrucción, al que se incorporará un representante del Órgano de Administración de la
entidad.
En caso de incompatibilidad de cualquiera de los miembros del Órgano de Decisión
para la tramitación de un asunto concreto, dicho miembro será apartado de todos los
trámites que se celebren en relación con el mismo.
El Órgano de Decisión dará traslado del expediente a los sujetos investigados, a
quienes se concederá un plazo de 5 días para alegar por escrito cuanto crean
conveniente para su descargo y para aportar los documentos que consideren de interés
y transcurrido este plazo, podrá adoptar alguna de las siguientes decisiones:
En todo momento del procedimiento se contará con la asistencia del área legal de la
entidad a fin de velar por el cumplimiento de la legalidad vigente.
5.- REGISTRO
A efectos de documentar las acciones, el responsable deberá mantener un Registro
Cronológico actualizado y confidencial de la investigación (tanto las que estén en curso como las ya cerradas) denuncias y medidas disciplinarias aplicadas en relación con el incumplimiento.
Dicho registro deberá contener al menos:
El registro señalado en el párrafo anterior deberá estar siempre actualizado y disponible
para la revisión por parte de los responsables de la presente política (el responsable del
sistema y el Órgano de Cumplimiento de la entidad) manteniéndose siempre bajo la más
estricta confidencialidad.
No obstante, se determinará qué publicidad o comunicación se hará al resto de
empleados y directivos sobre los hechos una vez se haya procedido a su resolución, bien
como medida disuasoria o como mejora de procedimientos y actuación a futuro para
evitar malas prácticas.
Por otra parte, la resolución del procedimiento pasará a formar parte del expediente
(laboral, en su caso) de la persona denunciada.
Versión actualizada enero 2024
